La crise du Coronavirus a contraint beaucoup de Belges à effectuer leurs prestations depuis leur domicile. Suite au manque de clarté à propos des indemnités de frais de télétravail, les autorités fiscales ont fixé de nouvelles règles concernant les interventions de l’employeur pour le télétravail.
Ces règles s’appliquent aux indemnités accordées aux salariés à partir du 1ᵉʳ mars. Les interventions de l’employeur peuvent revêtir la forme d’indemnités forfaitaires ou de mise à disposition de mobilier ou de matériel de bureau. Quels sont les frais qui peuvent être couverts par ces indemnités? Qui peut en bénéficier? Pour quel montant? Peut-on cumuler plusieurs indemnités? Isabelle Caluwaerts, legal expert chez Partena Professional, nous éclaire sur ce sujet.
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Quelles sont les différentes interventions de l’employeur décrites dans la circulaire fiscale?
« La récente circulaire, publiée le 26 février, traite des remboursements de dépenses propres à l’employeur et de la mise à disposition de mobilier de bureau et de matériel informatique dans le cadre du télétravail. En ce qui concerne les remboursements de dépenses propres à l’employeur, différentes indemnités forfaitaires sont envisagées, telles l’indemnité de bureau, l’indemnité pour l’usage professionnel d’une connexion internet privée, l’indemnité pour l’usage professionnel d’un ordinateur privé, d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un scanner ».
Quels frais couvre l’indemnité forfaitaire de bureau?
« L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale. Sont, par exemple, compris dans cette indemnité: l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur, les fournitures informatiques et d’impression, les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.), les fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage, les frais d’entretien, les frais d’assurance, le précompte immobilier et les rafraîchissements (eau, café et autres boissons) ».
Qui peut recevoir cette indemnité de bureau?
« L’indemnité forfaitaire de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière, sans que l’employeur intervienne d’une autre manière dans les frais de bureau (par exemple en prenant en charge une partie des frais d’électricité). Par « télétravail », l’administration considère toute forme d’organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. La notion de « locaux » comprend aussi les activités des travailleurs exercées normalement chez les clients ou sur un autre site (par exemple dans un bureau satellite de l’employeur). Le télétravail doit donc être effectué dans des locaux privatifs du travailleur.
La circulaire s’applique au télétravail organisé dans le cadre de journées de travail normales. Elle ne concerne donc pas les travailleurs qui travaillent chez eux en dehors des heures normales de travail (par exemple le soir ou le week-end).
Le télétravail doit être structurel et régulier, c’est-à-dire qu’il doit s’effectuer sur l’équivalent d’une journée de travail par semaine (par exemple une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle. Dans le cas de télétravail non structurel, l’indemnité forfaitaire de bureau ne vaut pas ».
Quel est le montant forfaitaire admis en remboursement de frais de bureau?
« Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 129,48 euros par mois aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail. Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois »
L’indemnité forfaitaire de bureau peut-elle être cumulée avec d’autres indemnités forfaitaires?
« L’employeur peut accorder, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, les indemnités forfaitaires complémentaires suivantes :
– une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation, à des fins professionnelles, d’une connexion et d’un abonnement internet privés, et
– une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation, à des fins professionnelles, d’un ordinateur privé avec périphériques, ou
– une indemnité d’un montant maximal de 10 euros par mois (5 euros par élément) pour l’utilisation, toujours à des fins professionnelles, d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnel, sans ordinateur privé. »
L’indemnité forfaitaire de bureau peut-elle être cumulée avec une mise à disposition de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique?
« L’administration fiscale accepte que la mise à disposition de certains biens qui sont nécessaires pour exercer de manière normale l’activité professionnelle à domicile, ne donne pas lieu à l’imposition d’un avantage de toute nature. Plus précisément, il s’agit, limitativement d’un siège de bureau, une table de bureau, une armoire de bureau, une lampe de bureau fonctionnelle, un deuxième écran d’ordinateur, une imprimante et/ou un scanner, un clavier, une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball), un casque téléphonique, et/ou un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc. Cette mise à disposition n’a pas d’influence sur le montant de l’indemnité forfaitaire de frais. Celle-ci concerne en effet le remboursement d’autres frais ».
L’indemnité forfaitaire de bureau peut-elle être cumulée avec le remboursement du prix d’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique?
« L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale. Certains employeurs souhaitent cependant intervenir, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, dans l’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur. L’administration accepte que les remboursements de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique précités soient considérés comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur, sans que ces remboursements ne doivent être portés en réduction de l’indemnité forfaitaire de bureau, aux conditions suivante : ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles et ils sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale. L’employeur doit tenir les pièces justificatives à disposition et les remboursements ponctuels doivent rester raisonnables. »
Quand cette nouvelle réglementation est-elle entrée en vigueur ?
« La circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021, mais l’administration tiendra compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites depuis le 1er janvier 2020. La circulaire ne porte pas atteinte aux rulings qui sont en vigueur ».
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